Invoice Portal

Invoice Portal Service

In der Verwaltung und in der Büroorganisation stecken sowohl bei Privatunternehmen als auch bei der öffentlichen Hand noch immer erhebliche Effizienzsteigerungspotenziale. Zum papierlosen Büro und zu durchorganisierten Prozessen wie in der Produktion ist es oft noch ein weiter Weg.

Datenerhebungen von SEEBURGER zeigen, dass die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bei einem mittleren Volumen von Eingangsrechnungen zu deutlichen Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung führt: Bereits ab 12.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr werden die Kosten um bis zu 85% reduziert – verglichen mit der konventionellen manuellen Rechnungsverarbeitung.

Neben der Kostenersparnis steigt die Qualität der Rechnungsverarbeitung durch die Vermeidung manueller Fehler. Die Daten für die Liquiditätssteuerung werden durch die Kompletterfassung im Rechnungseingangsbuch und schnellere Durchlaufzeiten deutlich verbessert.

Beschreibung

Der Invoice Portal Service richtet sich an mittelständische Unternehmen mit mehr als 2.000 eingehenden Rechnungen pro Jahr. Diesen Unternehmen ermöglicht er eine zu 100% papierlose, elektronische Rechnungseingangsverarbeitung. Die Eingangsrechnungen können dezentral kontiert sowie fach- und sachlich freigegeben werden. Ihr Rechnungsfreigabeprozess kann somit in kürzester Zeit auf digitale Verarbeitung umgestellt werden.


Hierzu leiten Sie die von Ihren Lieferanten (Kreditoren) eingehenden Rechnungen einfach an den Invoice Portal Service weiter. In diesem werden die Eingangsrechnungen dann hinsichtlich Richtigkeit und Vollständigkeit nach landesspezifischen Compliance-Richtlinien geprüft.

Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann ein automatischer Bestellabgleich gegen die von Ihnen bereitgestellten Bestelldaten erfolgen und so eine automatisierte Buchung erzeugt werden.

Nach Freigabe der Rechnungen durch Ihre Sachbearbeiter werden die Rechnungen inklusive Anlagen und Protokolle an Ihr Buchungssystem übergeben und auf Wunsch Ihrem Archiv oder alternativ dem SEEBURGER Online-Archiv zur revisionssicheren Ablage zugestellt.

Ihre Vorteile

  • Optimierte Abläufe
    Im Rechnungseingang profitieren Sie von optimierten Abläufen, kürzeren Verarbeitungszeiten und reduzierten Aufwänden für die manuelle Verarbeitung – bei gleichzeitig steigender Qualität und Transparenz
  • Verbesserte Anbindung an Kreditoren
    Der Invoice Portal Service verbessert auch die Anbindung an Ihre Kreditoren: Diese profitieren von reduzierten Anfragen aufgrund verlorener Rechnungen und einem optimierten Cash-Management
  • Einfache Revision
    E-Invoicing sorgt insgesamt für einfachere und schnellere Revision sowie höhere Compliance. Alle Arbeitsschritte vom Empfang der Eingangsrechnungen bis zur Freigabe werden revisionssicher protokolliert
  • Verlässlich
    Betrieb in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren mit ITIL-basierten Betriebsabläufen in Deutschland; Cloud-Verträge nach deutschem Recht gemäß dem deutschen Datenschutzgesetz (BDSG); Betrieb ausschließlich durch eigene Experten

Weitere Informationen

Als hilfreich erweisen sich möglicherweise auch folgende Applikationen, die Teil des SEEBURGER-Portfolios rund um das Thema E-Invoicing sind:

  • Invoice Portal Service
    Webbasierte Prüfung, Freigabe und Verarbeitung eingehender Rechnungen (der hier vorgestellte Cloud Service)
  • SAP-integrierter Rechnungseingang
    Durchgängige Automatisierung der Eingangsrechnungserfassung und –bearbeitung in SAP
  • E-Invoicing Service
    Automatisierter Austausch von elektronischen Rechnungen im internationalen Umfeld
  • Invoice Delivery Service
    Der schnelle Einstieg in die einfache und sichere Zustellung elektronischer Rechnungen

Produktdetails

Der Invoice Portal Service verarbeitet automatisch unsortierte, beliebig gemischte Rechnungen und Gutschriften in unterschiedlichen Eingangskanälen ohne Systemanpassungen oder vorheriges Training.



Eingang:
Mit dem Invoice Portal Service können Sie Rechnungen über folgende Eingangskanäle verarbeiten:

  • EDI: Verarbeitung aller wichtigen E-Invoicing-Standards und Kommunikationskanäle
  • E-Mail ZUGFeRD: Verarbeitung des europäischen Hybrid-Rechnungsformats ZUGFeRD
  • E-Mail PDF: Zentrales E-Mail Postfach für alle per E-Mail eingehenden PDF-Rechnungen
  • Scan: Übernahme der eingescannten Rechnungsbilder

Aufbereitung:
Nach Eingang der Rechnungen werden die Rechnungsinhalte für die weitere Verarbeitung aufbereitet. Bei den ZUGFeRD- und EDI-Rechnungen, liegen die Rechnungsdaten bereits elektronisch strukturiert vor und müssen für die weitere Bearbeitung lediglich konvertiert werden.
Die Rechnungsinhalte von eingescannten Papierrechnungen oder per E-Mail empfangenen PDF-Rechnungen hingegen müssen zunächst mittels integrierter OCR/Erkennungstechnologie automatisch erkannt und extrahiert werden. Hierbei werden die extrahierten Daten mit den Stamm- und Bewegungsdaten des ERP-Systems validiert und ergänzt.

Bearbeitung:
Jede Rechnung durchläuft ein umfangreiches und in vielen Kundenprojekten erprobtes Prüf- und Regelwerk, das an kundenindividuelle Bedürfnisse anpasst werden kann. Das Regelwerk prüft Rechnungen z.B. auf Bestellbezug, Mengen- und Preisabweichungen oder einfach nur den Lieferantennamen. Das System leitet die Rechnungen entsprechend der Freizeichnungsrichtlinien Ihres Unternehmens in einem integrierten Workflow weiter. Hierbei werden die relevanten Personen zur Freigabe, bzw. in der Fachabteilung zur Klärung bei Mengen- und Preisabweichungen, automatisiert ermittelt.

Ausgang:
Alle Schritte, die das System im Prüfungsprozessprozess durchläuft, werden protokolliert. Die für die Buchung notwendigen Rechnungsinhalte werden dem ERP-System des Kunden zur Verfügung gestellt. Angehängte Dokumente sowie die Rechnung selbst werden vom Invoice Portal Service – sofern gewünscht – revisionssicher archiviert (entweder in das SEEBURGER-Archiv oder ein kundeneigenes Archiv).


Weitere Funktionen



  • Rechnungseingangsbuch

    Alle eingehenden Rechnungen werden in ein zentrales Rechnungseingangsbuch erfasst. Dieses bietet

    • die Möglichkeit der Recherche (z. B. bei Nachfrage vom Lieferanten).
    • die zentrale Überwachung nach Skonto- und Rechnungsfälligkeiten
    • die zentrale Sicht auf den Bearbeitungsstatus aller Rechnungen
  • Mandantenfähigkeit

    Der Invoice Portal Service ist mandantenfähig und kann an das Corporate Design Ihres Unternehmens angepasst werden. Firmenstrukturen wie z.B. Niederlassungen und Tochterunternehmen können über Buchungskreise abgebildet werden. Dies ermöglicht Ihnen u.a. auf Buchungskreisebene die automatisierte Prüfung gegen Compliance-Vorgaben, wie z.B. gemäß §14 UStG in Deutschland.

  • Integrierte Kommunikationsfunktion

    Sollte es Unstimmigkeiten geben und z.B. eine Rechnung falsch gestellt sein, kann dies dem Lieferanten über die integrierte Lieferantenkommunikation und protokolliert per E-Mail (oder Post) übermittelt werden. Der Invoice Portal Service bietet für diese Kommunikation vordefinierte Textvorlagen an. Falsche Dokumente können so aus dem System protokolliert für die weitere Bearbeitung zunächst gesperrt werden.

  • Integrierter Freigabeprozess

    Für die Freigabe von Rechnungen ohne Bestellbezug steht den Anwendern ein integrierter Freigabe-Workflow zur Verfügung. Gemäß den innerbetrieblichen Vollmachtregeln und den Geschäftsprozessen lässt sich der Freigabeprozess im integrierten Workflow einfach umsetzen. Hier können die in der Praxis 4- oder ggf. 2-Augen-Freigabeprozeduren abgebildet werden. Die Granulierung der Freigabestufen kann hierbei beliebig den innerbetrieblichen Notwendigkeiten angepasst werden.

  • Archivierung

    Nach vollständiger Bearbeitung der Rechnungen sind die Rechnungen buchungsfähig und werden als digitaler Buchungssatz mit allen im Verarbeitungsprozess anfallenden relevanten Dokumenten an das ERP-System übergeben. Die Übergabe diese Dokumente dient auch der gesetzlich geforderten Archivierung. Sollte der Empfänger kein eigenes elektronisches Archiv einsetzen, besteht die Möglichkeit der Nutzung eines SEEBURGER Cloud-Archivs.

  • Zukunftsfähigkeit

    • Offen für die schnelle Einbindung zukünftiger Rechnungsformate
    • Kontinuierliche Verbesserung durch automatische Lernverfahren
  • Selbstorganisation durch den Anwender

    Als Anwender mit Administratorrechten pflegen Sie die für Bearbeitung Ihrer eingehenden Rechnungen für Ihre Stammdaten wie relevante Mit- und Sachbearbeiter, erforderliche Validierungsschritte, Freizeichnungsrichtlinien, oder Liste der Rechnungsversender (Lieferantenstammdaten) selbst. Wahlweise über eine integrierte Oberfläche oder automatisiert über eine entsprechende Schnittstelle aus Ihrem ERP-System heraus.


Preise

Die Gebühr für den Invoice Portal Service setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:

  • Initiale Einrichtungsgebühr
    für die erforderlichen Arbeiten im Rahmen des Initialprojekts
  • Monatliche verbrauchsabhängige Nutzungsgebühr
    abhängig von der Anzahl Rechnungen und den von Ihnen gewählten Service-Optionen

Folgende Optionen können Sie zusätzlich buchen:

  • Nutzung des SEEBURGER Cloud-Archivs
  • Möglichkeit des automatisierten Bestellabgleichs
  • Anbindung über den spezifischen Eingangskanal EDI
    (Die Eingangskanäle “E-Mail ZUGFeRD”, “E-Mail PDF” und “SCAN” sind im Invoice Portal Service enthalten)

Bitte teilen Sie uns mit, für welche Ausprägungen des Services Sie sich interessieren. Der für Ihr gewünschtes Szenario zuständige Experte wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen, die Anforderungen und Erwartungen im Detail besprechen und eine erste Preisindikation vornehmen. Kontaktieren Sie uns einfach, wir beraten Sie gerne.

Haben Sie noch Fragen - dann kontaktieren Sie mich:

Holger Fiederling (Leiter Pre-Sales)

mycloud@seeburger.de

+49 (0) 7252 96 1519

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